どーも店長です✨
便利屋さんとして引き受けているのか、『個人』に連絡がきているかは定かではありませんが、個人的なお付き合いがあった方からイベント企画のご依頼をいただくことがあります。
今回は4月に行われた『TRAIL OPEN AIR DEMO8』（以下、トレイルオープンエアデモ）というイベントについて書いていきたいと思います。こちらは3ヶ月くらいの時間をかけ、実行委員としてプロジェクトに参加させていただきました。
トレイルオープンエアデモとは
東京都青梅市にある永山運動公園で毎年開催されています。
地元の歴史ある大会『青梅高水国際トレイルラン』の前日・当日の2日間で開催され、『トレイルランニング』というスポーツに関わるブランドの商品を使って試してその場で購入もできるというイベントです。
2022年のブランド数は約70
わかりやすく言うと、それらのブランドを招致して展示会を行うという内容です。
『THE NORTH FACE』『SALOMON』『Columbia』さまなど、一般の方でも名の知れたブランドさんも出展してくれています。
イベントではメーカーの最新モデルの試着や、旧モデルのセール品の販売、そして普段お店で購入する方にとって、メーカーの方から直接商品の説明・接客を受けられる機会です。メーカーの方としても、お客さんの反応をダイレクトに感じられる機会として、貴重なイベントとなっています。
今回は日本スカイランニング協会さまにご協力いただき、スカイランニング（山岳スポーツの一種）の世界チャンピオンである上田瑠偉選手など、国内で活躍する選手をたくさん呼んでいただきました。
協会としても競技の認知発展のためのファン感謝デーとして、選手と一般のお客さんが一緒になって走るという機会となりました。
また、初日の夜から翌朝にかけて、一晩山の中を周回して走るイベント『ZERO LIMITS NIGHT』など、関東圏のコアなファンが100人以上集まります。
今回の企画のお仕事内容
概ね展示会の要素に近いこのイベントが構成される要素について書いてみます。
もし、これからイベントを開催しようという方や企業の担当者さんがいたとしたら、少しは参考になるかもしれません。だいぶ大まかな内容になりますが、ざっくり以下のことを進めていきます。
1、日時の決定・スケジュール管理
2、会場の決定・現地視察
3、会場の許可取り・地元との調整
4、実行委員会体制の構築
5、企画書の作成
6、出展者営業
7、広報・SNS・HP制作
8、ミニイベントの立案作成・タイムテーブル
9、会場レイアウト・会場マップ制作
10、物品管理・レンタル備品手配・備品購入
11、予算管理
12、スタッフマニュアルの作成
13、人員の手配（MCさんなど）
14、出展者案内
15、スタッフの統括・進行管理
細かく書けばキリがありませんが、ざっとこのくらいの要素でイベントを構成していきます。
これらの中で、もちろん実行委員メンバーと一緒にやる部分もありますが、概ね全てに携わります。昨年は実行委員長をやっていましたので、何をどうしていいか、外部でありながら把握できていたため、メンバーとのやり取りもスムーズです。
イベント制作で重要なこと
全部重要なのですが、特に重要なことを抜粋して書いていきます。
日付・場所
日付と場所が決まらない限り、前には進めません。全体のスケジュールも決まらなければ、必要な人員も決まりません。そして重要な会場を押さえたり許可を取ったりすることもできません。
細かいことは全て後回し。まずは会場を押さえましょう。また、会場を押さえるために必要な地元との調整、特に利害調整は時間をかけてでも疎かにしてはいけないポイントです。
そして次に重要なことは、メンバーです。
会社の『採用』が会社の未来を決めるように、イベントも携わってくれるメンバーが重要です。
能力の話はさておき、指揮系統ができているか、誰かに何かを頼むときの順番や相談する体制が整っているかが重要です。会社単位で動くときは、自ずと役職や職歴で指揮系統が決まっているはずですから、よほどのことがない限り大きなトラブルにはなりません。
日付・場所・メンバーが整って初めて『企画書』を制作し、リリースまたは営業ができます。
企画書
イベントの種類にもよりますが、『予算』がないとイベントは成り立ちません。
企業であれば先に予算がつくかもしれませんが、今回は0ベースからの内容を書いていきたいと思います。
予算獲得のためにも『企画書』はとても大切です。
お金の出どころに対してプレゼン、または担当者に送って社内で検討してもらうことになります。個人単位のお話だとイベントの告知を見て参加するかどうかを決めます。
社内でも検討しやすいように、担当者さんから伝えやすいように、日時・場所・規模感・ターゲット・コンセプト・イベント名（けっこう大事）・金額・イメージ図・注意事項などを盛り込んでおきましょう。
営業・予算獲得に大きく影響します。営業や予算管理は専門部隊がいれば任せましょう。
物品管理
実は予算の獲得よりも、物品管理の方が重要度は高いのです。
なぜなら予算が少なければ少ないなりに、イベント自体は開催することができるのです。
当日、1番やってはいけないことは、絶対に必要なものを忘れる・または用意できないことです。
もちろん替えが効くものや、なんとかなるものならいいのですが、絶対に忘れてはいけないものって必ずあります。プレゼンするのに資料を記録したパソコン忘れる・・みたいなことです。忘れ物がないよう、物品管理は慎重におこないます。
遅くともイベントの1ヶ月前には（規模によっては前年から）物品を洗い出し、早く入手する必要があるものは忘れずに手配します。大体のものは替えが効きますが、直前に手配しようと思うとそれなりに金額が高くなりますし、レンタルの場合は業者との交渉もできなくなってしまいます。
雰囲気づくり
イベントの細かいことなんて、参加者はすぐに忘れてしまいます。
ディティールにこだわるのは最後でOKです。
何より重要なのは、『楽しかったイベント』『雰囲気が良かった』『とても役に立った』となんとなく感じていただき、『来年もあったら絶対行こう』と思ってもらえるかどうかです。
野外イベントなのに会場がシーンとしていたらどうでしょう。
MCさんがしどろもどろだったらどうでしょう。
なので、会場の雰囲気を決める『音』に関する手配は忘れずに行います。
当日のスタッフ
上記の雰囲気づくりにも大きく影響します。
スタッフとして来てくださる方の雰囲気。
手作りイベントでは予算の関係上、ボランティアで参加してくれる方を募る場合が多いです。
ですが、ボランティアとして来てくださる方の方が、お金を払って雇う方よりも気持ちが熱く、イベントを成功させたいという気持ちで来てくれることがほとんどです。
私も会場がバタバタしていると難しいことがほとんどですが、集合した時に、スタッフとして来てくれた皆さんへの感謝の気持ちを伝えることは、絶対に忘れてはならない重要な主催者の役割です。
これとてもとても重要なので、もう1度書いておきます。
スタッフとして来てくださった方への感謝の気持ちを伝えること、主催者は忘れてはいけません。
これがしっかりできると、みんな楽しんで盛り上げてくれます。
イベントのご相談は便利屋ファミリー日野店まで
今回はたまたまアウトドアイベントのお手伝いをさせていただきましたが、選挙や夏祭りなどの応援・企画も携わっています。
もちろん場所は問いませんので、日野市以外からでもぜひ呼んでください。ではまた
